Privacybeleid - Mindful Admin by Gwen Cools
Laatst bijgewerkt: november 2025
Bij Mindful Admin by Gwen Cools hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we deze bewaren en welke rechten jij hebt volgens de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
Mindful Admin by Gwen Cools
Schoten, België
E-mail: va.gwencools@gmail.com
Gwen Cools is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens die via deze website, het contactformulier of in het kader van onze samenwerking worden verzameld.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken enkel gegevens die jij zelf aan ons verstrekt of die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.
​
2.1. Gegevens via het contactformulier
-
Voornaam en achternaam
-
E-mailadres
-
Telefoonnummer (optioneel)
-
Jouw bericht
-
IP-adres (automatisch geregistreerd door de website)
​​
2.2. Gegevens in het kader van onze samenwerking
-
Adresgegevens
-
Bedrijfsgegevens (indien van toepassing)
-
Administratieve gegevens die nodig zijn voor facturatie
-
Notities of documenten die jij aanlevert in het kader van ondersteuning
​​
2.3. Websitegegevens (cookies)
Wij gebruiken functionele en analytische cookies (zoals Wix standaard voorziet). Deze cookies verzamelen geen persoonsgegevens die jou direct identificeren. Een aparte cookiebanner op de website geeft je de keuze om niet-noodzakelijke cookies te weigeren.
3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
​
3.1. Om jouw bericht te beantwoorden
Wanneer jij het contactformulier invult of ons mailt.
​​
3.2. Om onze dienstverlening uit te voeren
Zoals het afhandelen van afspraken, communicatie en ondersteuning.
​​​
3.3. Administratie en wettelijke verplichtingen
Zoals facturatie en boekhouding.
​
3.4. Verbetering van de website
Met anonieme analytische gegevens (zoals standaard via Wix).
4. Rechtsgrond van de verwerking
Wij verwerken jouw gegevens op basis van:
-
Toestemming: bij het invullen van het contactformulier.
-
Overeenkomst: wanneer jij klant wordt.
-
Wettelijke verplichting: voor facturatie en administratie.
5. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw gegevens enkel wanneer dat noodzakelijk is voor onze werking:
-
Wix (hosting van de website en formulieren)
-
Boekhouding (voor facturatie – enkel noodzakelijke gegevens)
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.
Alle partijen waarmee wij samenwerken zijn GDPR-conform en verwerken gegevens enkel in onze opdracht.
6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren je gegevens nooit langer dan nodig:
-
Contactformulier: maximaal 12 maanden als er geen samenwerking uit voortkomt.
-
Klantgegevens: maximaal 7 jaar (wettelijke verplichting voor boekhouding).
-
E-mailcommunicatie: maximaal 2 jaar.
7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
-
Beveiligde verbinding (SSL)
-
Sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie
-
Toegangsbeperking tot accounts en gegevens
-
Regelmatige beveiligingsupdates via Wix
8. Jouw rechten volgens de GDPR
Jij hebt het recht om:
-
Je gegevens in te zien
-
Je gegevens te corrigeren
-
Je gegevens te wissen
-
De verwerking te beperken
-
Je gegevens te laten overdragen (dataportabiliteit)
-
Je toestemming op elk moment in te trekken
Je kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via e-mail.
9. Klachten
Ben je niet tevreden over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
10. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer nodig. Bovenaan deze pagina zie je steeds de laatste bijwerkingsdatum.
Bij verdere vragen over privacy of gegevensbescherming mag je ons altijd contacteren.